메일함에 온 문서를 사람 손 없이 엑셀로 적재합니다

배경

거래처가 보낸 견적서와 영수증은 대개 메일 첨부로 옵니다. PDF 이거나 사진입니다. 그걸 회사 장부에 넣으려면 사람이 열어 보고 숫자를 옮겨 적습니다.

업로드 화면을 만들어 주는 도구는 많습니다. 그런데 업로드도 결국 사람이 파일을 챙겨 올리는 일입니다. 메일함에 이미 와 있는데 한 단계를 더 거칩니다.

정의한 문제

사람이 손대는 자리를 없애는 것이 문제였습니다.

읽는 정확도를 올리는 것만으로는 부족합니다. 아무리 잘 읽어도 누군가 파일을 찾아 올려야 한다면, 그 일은 여전히 사람의 일로 남습니다.

만든 것

• 메일함을 지켜봅니다 — 수신함에 들어온 첨부를 알아서 집습니다. 사람이 올리지 않습니다
• OCR이 글자를 읽습니다 — PDF든 사진이든, 스캔이든 휴대폰으로 찍은 것이든 안에 적힌 글자를 뽑아냅니다. 견적서와 영수증처럼 양식이 정해진 문서가 대상입니다
• AI가 그 글자를 항목으로 바꿉니다 — OCR이 내놓는 것은 글자 덩어리이지 표가 아닙니다. 어디까지가 품목이고 어디부터가 금액인지, 합계가 어느 줄인지를 AI가 가릅니다. 양식이 제각각인 문서를 같은 칸에 넣는 일이 여기서 일어납니다
• 양식은 쓰는 쪽이 정합니다 — 회사마다 장부 모양이 다릅니다. 우리 양식에 맞추라고 하지 않고, 쓰는 쪽 양식에 맞춰 엑셀로 내보냅니다
• 메일을 쓸 수 없는 곳을 위한 길 — 보안망 안이거나 현장이라 메일 연동이 어려우면 다른 경로로 같은 파이프라인에 넣습니다
• 원본을 남기지 않습니다 — 데이터를 뽑고 나면 가져온 파일은 파기합니다. 남의 견적서를 우리 서버에 쌓아 두지 않는 것이 먼저입니다
• 몰릴 때를 대비합니다 — 읽는 일은 오래 걸립니다. 받는 즉시 처리하지 않고 작업 큐에 넣어 순서대로 돌립니다. 한 건이 막혀도 나머지가 멈추지 않습니다

결과

메일이 오면 사람이 아무것도 하지 않아도 표가 쌓입니다.

지금은 시범 서비스 기간이라 무상으로 열어 두고 있습니다.

우리가 만들어 직접 운영하는 다른 제품은 자체 제품에 모아 두었습니다.