한 명이 하루 종일 하던 세금계산서 발행을 1시간으로 줄였습니다

배경

매달 초가 되면 같은 일이 반복됐습니다.

메일함에 들어가 거래처가 보낸 정산서를 하나씩 찾고, 첨부를 내려받고, 엑셀을 열어 금액을 하나하나 옮겨 적고, 그렇게 정리한 것을 보고 세금계산서를 수십 건 발행합니다. 한 명이 하루 종일 붙어 있어야 끝나는 일이었습니다.

게다가 그 정산서는 한 곳에 모이지 않습니다. 26곳이 각자 자기 양식으로 만든 엑셀을 붙여 보냅니다. 양식은 크게 네 계열로 나뉘는데, 같은 항목을 부르는 이름도 놓는 자리도 다릅니다. 어떤 계열에는 「공급가액」이라는 낱말 자체가 없습니다.

그리고 여기서 뽑은 금액이 그대로 세금계산서가 됩니다.

정의한 문제

프로그램은 정상적으로 작동하는데, 결과는 틀릴 수 있습니다.

틀린 숫자도 똑같이 잘 모입니다. 26곳의 엑셀을 한 화면에 모아 놓아도, 그 안의 값이 맞는지는 아무도 말해 주지 않습니다
오류가 나지 않습니다. 그래서 더 늦게 발견됩니다. 금액이 한 칸 어긋난 것은 화면에 빨간색으로 뜨지 않습니다. 엑셀을 하나씩 열어 대조해야 보입니다
그리고 그 금액이 그대로 세금계산서가 됩니다. 틀린 채로 나가면 가산세가 붙고, 정정하려면 수정발급을 다시 해야 합니다

저희는 이런 자리를 찾아내고, 사람이 매달 반복해서 확인하던 일을 시스템으로 바꿉니다. 그래서 목표를 「모으는 것」이 아니라 「맞는지 확인하는 것까지」로 잡았습니다.

만든 것

처리한 메일을 어떻게 할지 귀사가 고르십니다 — 읽음으로 바꾸거나, 지정한 폴더로 옮기거나, 아무것도 건드리지 않거나. 기본값은 「건드리지 않음」입니다. 본문을 끝까지 읽어도 안 읽은 상태로 남고 삭제도 이동도 하지 않습니다. 담당자가 자기 메일함을 평소대로 쓰면서 시작해 보실 수 있게 하려는 것이고, 바꾸고 싶어지면 그때 바꾸시면 됩니다
양식이 몇 가지든 시스템이 알아서 구분합니다 — 거래처 26곳의 양식은 네 계열로 나뉩니다. 한 계열만 알아보게 만들면 나머지 거래처가 조용히 0건이 됩니다
뽑아낸 금액을 한 번 더, 다른 프로그램으로 검산합니다 — 금액을 읽어 오는 쪽과 그 값이 맞는지 확인하는 쪽을 따로 만들었습니다. 확인하는 쪽은 엑셀을 실제로 열어 담당자가 화면에서 보는 값을 그대로 가져와 대조합니다. 한 겹을 더 두는 쪽을 골랐습니다
매일 아침 07시 30분에 끝나 있습니다 — 정산서는 매월 10일에 한꺼번에 오지 않고 1일부터 9일까지 흩어져 옵니다. 그래서 매일 실행됩니다. 밤사이 무엇이 멈췄으면 아침 8시에 나가는 한 통에 뜹니다
고칠 때마다 다시 돌리는 자동 시험 16개 — 한 곳을 고치다 다른 곳이 조용히 망가지는 일이 없습니다

화면은 멀쩡한데 금액만 틀리는 자리

전부 거래처에서 정산서를 받는 회사라면 어디서든 그대로 일어나는 것입니다.

소수점 하나에 공급가액과 부가세와 합계가 어긋납니다. 금액을 소수로 적어 보내는 거래처가 있고, 그 정산서에서 공급가액에 부가세를 더한 값이 합계와 맞지 않습니다. 처음 전량을 훑었을 때 427건 가운데 76건이 그랬습니다. 저희는 정산서가 들어올 때마다 건건이 다시 검산합니다. 그래서 귀사에서는 금액이 어긋난 세금계산서가 발행 단계까지 갈 수 없습니다.
거래처가 보낸 엑셀이 프로그램에는 빈칸으로 보입니다. 엑셀로 열면 그 자리에 금액이 멀쩡히 들어 있는데 프로그램은 못 읽는 파일이 실제로 옵니다. 그러면 그 거래처만 조용히 0건이 됩니다. 그런데 사람 눈에는 완전히 멀쩡한 파일이라, 확인하러 파일을 열어 본 담당자도 이상한 점을 찾지 못합니다. 저희는 읽기에 실패한 파일을 표계산 프로그램으로 직접 계산시켜 다시 읽습니다. 그래서 귀사에서는 「그 거래처는 이번 달에 안 보냈나 보다」로 넘어가는 일이 없습니다.
같은 건을 두 번 발행하게 되는 길이 있습니다. 거래처가 정산서를 다시 보내면 담당자가 눌러 둔 「발행완료」 표시가 지워집니다. 오류도 경고도 남지 않습니다. 저희는 담당자가 「발행완료」로 바꾼 건은 상태를 그대로 지키고 금액만 갱신합니다. 그래서 귀사의 담당자가 내린 결정을 자동 수집이 덮을 수 없습니다.

잡아낸 것들

발행을 틀리게 만드는 것은 계산만이 아니었습니다. 아래는 전부 발행하지 말아야 할 것을 발행하거나, 발행해야 할 것을 빠뜨리는 자리입니다.

금액이 음수인 정산서가 옵니다. 다음 달에 상계하겠다는 뜻인데, 이것을 양수로 읽으면 발행하지 않아도 될 계산서가 나갑니다. 지금은 「발행불요」로 따로 구분해 둡니다
「발행 안 해주셔도 됩니다」가 엑셀이 아니라 메일 본문에만 적혀 옵니다. 첨부만 보는 시스템은 이것을 놓칩니다. 그래서 본문의 문장도 함께 읽습니다
한 업체가 보낸 파일 안에 다른 회사 이름이 적혀 있었습니다. 그 표기를 믿었다면 남의 금액이 귀사 금액에 합산됐을 것입니다. 회사 판별은 파일 이름으로만 합니다
받은메일함이 아닌 폴더로 오는 거래처가 있고, 스팸함으로 밀리는 정산서도 있습니다. 받은메일함만 보면 그 거래처는 「두 달째 소식 없음」으로 보입니다. 그렇다고 스팸함을 통째로 읽게 만들면 모르는 발신자의 첨부까지 대장에 올라옵니다. 지금은 미리 등록해 둔 거래처 주소만 지목해 찾습니다. 등록되지 않은 주소가 보낸 첨부는 귀사 발행 대장에 올라올 경로가 없습니다

결과

메일이 오면 발행 대장이 스스로 채워지고, 그 안의 값이 맞는지가 매번 확인됩니다. 2026년 7월분 46건을 표계산 프로그램으로 직접 열어 대조했을 때 불일치는 0건이었습니다.

한 명이 하루 종일 붙어 있어야 하던 일이 1시간에 끝납니다. 메일을 열고, 26곳의 네 계열 양식을 구분하고, 금액을 뽑고, 검산하고, 별도 프로그램으로 교차 확인하고, 누구에게 얼마를 언제까지 발행할지 대장을 채우는 데까지가 매일 07시 30분에 끝나 있습니다. 담당자가 하는 일은 발행 버튼 하나입니다.

봐야 할 것도 시스템이 골라 줍니다. 마이너스 정산이나 오류가 섞인 건은 따로 세워 두고, 두 달 이상 소식이 끊긴 거래처도 함께 알려 줍니다. 매달 「이번 달은 다 왔나」를 기억으로 확인하지 않아도 됩니다.

그래서 귀사는

메일로 정산서·명세서·청구서를 받아 그 숫자로 세금계산서나 청구서를 만드는 회사라면 그대로 대입됩니다. 거래처가 스물여섯이든 셋이든 같은 구조로 만들어 드립니다. 거래처마다 양식이 다른 것, 금액이 소수로 오는 것, 어떤 곳은 메일 본문에만 조건을 적어 보내는 것 — 전부 저희가 이미 한 번 겪고 해결해 둔 자리입니다. 담당자에게 남는 일은 확인하고 발행 버튼을 누르는 것입니다.

같은 주제의 다른 일은 데이터 분석에 모아 두었습니다.

저희가 저희 회사를 돌리는 데 쓰는 다른 시스템은 사내 운영 자동화에 모아 두었습니다.