Registre de facturation à lecture automatique des relevés

Contexte

Chaque début de mois, la même tâche revenait.

Il fallait ouvrir la messagerie, retrouver un à un les relevés envoyés par les partenaires, télécharger les pièces jointes, ouvrir chaque fichier Excel, recopier les montants un par un, puis émettre des dizaines de factures à partir de ce récapitulatif. Il fallait une personne à plein temps pendant toute une journée.

De plus, ces relevés ne sont pas uniformes. Les 26 partenaires envoient chacun un fichier Excel construit selon leur propre modèle. Ces modèles se répartissent en quatre grandes familles, et une même rubrique n’y porte ni le même nom ni la même place. Dans l’une d’elles, le terme « montant hors taxe » n’apparaît même pas.

Et les montants extraits de ces fichiers deviennent directement des factures.

Le problème

Le programme fonctionne normalement, et pourtant le résultat peut être faux.

• Les chiffres erronés se collectent aussi bien que les bons. Réunir les fichiers des 26 partenaires sur un seul écran ne dit rien de l’exactitude des valeurs qu’ils contiennent
• Aucune erreur ne s’affiche, et c’est pourquoi on la découvre tard. Un montant décalé d’une case n’apparaît pas en rouge. Il faut ouvrir chaque fichier et comparer pour le voir
• Et ce montant devient tel quel une facture. Une facture erronée entraîne des pénalités, et la corriger impose d’émettre une facture rectificative

Nous repérons ces situations et remplaçons par un système les vérifications répétées chaque mois à la main. L’objectif n’était donc pas seulement de « collecter », mais d’aller jusqu’à vérifier l’exactitude.

Ce que nous avons réalisé

• Vous choisissez ce que deviennent les e-mails traités — marqués comme lus, déplacés dans un dossier désigné, ou laissés intacts. Par défaut, rien n’est modifié. Même lu en entier, l’e-mail reste non lu ; il n’est ni supprimé ni déplacé. Le responsable peut ainsi démarrer sans changer ses habitudes, et modifier ce réglage quand il le souhaite
• Le système reconnaît seul les différents modèles — les modèles des 26 partenaires se répartissent en quatre familles. Un outil qui n’en reconnaîtrait qu’une seule ramènerait silencieusement les autres partenaires à zéro relevé
• Chaque montant extrait est revérifié par un second programme — la lecture des montants et leur vérification sont confiées à deux outils distincts. Le second ouvre réellement le fichier Excel et reprend la valeur telle que le responsable la voit à l’écran pour la comparer. Nous avons fait le choix d’un contrôle supplémentaire
• Tout est prêt chaque matin à 7 h 30 — les relevés n’arrivent pas tous le 10 du mois, mais au fil des jours, du 1er au 9. Le traitement tourne donc chaque jour. Si un traitement s’est arrêté pendant la nuit, il apparaît dans le message envoyé chaque matin à 8 h
• 16 tests automatiques relancés à chaque modification — corriger un point ne casse pas discrètement autre chose

Quand l’écran semble correct, mais que le montant est faux

Ces situations se produisent dans toute entreprise qui reçoit des relevés de ses partenaires.

• Une décimale suffit à désaccorder montant hors taxe, TVA et total. Certains partenaires envoient des montants avec décimales, et dans ces relevés le montant hors taxe additionné de la TVA ne correspond pas au total. Lors du premier contrôle exhaustif, 76 relevés sur 427 étaient dans ce cas. Nous recontrôlons chaque relevé à son arrivée. Une facture au montant erroné ne peut donc pas atteindre l’étape d’émission chez vous.
• Le fichier Excel du partenaire apparaît vide pour le programme. Il arrive réellement que le montant s’affiche normalement dans Excel, alors qu’un programme ne parvient pas à le lire. Ce partenaire tombe alors discrètement à zéro relevé. Or le fichier paraît parfaitement normal à l’œil, et le responsable qui l’ouvre pour vérifier ne remarque rien. Lorsqu’une lecture échoue, nous faisons recalculer le fichier par un tableur avant de le relire. Chez vous, personne ne conclura à tort que « ce partenaire n’a rien envoyé ce mois-ci ».
• Une même facture peut être émise deux fois. Quand un partenaire renvoie son relevé, la mention « Émise » saisie par le responsable disparaît, sans erreur ni avertissement. Lorsque le responsable a marqué un relevé comme « Émise », nous conservons ce statut et ne mettons à jour que le montant. La collecte automatique ne peut donc pas écraser la décision de votre responsable.

Ce que nous avons détecté

Les erreurs de facturation ne viennent pas seulement du calcul. Les cas suivants conduisent tous à émettre une facture qui ne devait pas l’être, ou à en oublier une qui devait l’être.

• Des relevés arrivent avec un montant négatif. Cela signifie une compensation le mois suivant ; lu comme un montant positif, il produirait une facture inutile. Ces relevés sont désormais classés à part comme « facturation non requise »
• « Inutile d’émettre la facture » n’est écrit que dans le corps de l’e-mail, pas dans le fichier Excel. Un système qui ne lit que les pièces jointes passe à côté. Nous lisons donc aussi le texte du message
• Le fichier d’un partenaire mentionnait le nom d’une autre entreprise. Si l’on s’était fié à cette mention, le montant d’un tiers aurait été ajouté au sien. L’entreprise est identifiée uniquement par le nom du fichier
• Certains partenaires arrivent dans un autre dossier que la boîte de réception, et certains relevés finissent dans les spams. En ne regardant que la boîte de réception, ces partenaires semblent « sans nouvelles depuis deux mois ». Lire l’intégralité des spams ferait cependant entrer dans le registre les pièces jointes d’expéditeurs inconnus. Le système ne recherche que les adresses des partenaires enregistrées à l’avance. Une pièce jointe envoyée depuis une adresse non enregistrée ne peut pas entrer dans votre registre d’émission

Résultats

À chaque e-mail reçu, le registre d’émission se remplit seul, et l’exactitude de ses valeurs est vérifiée à chaque fois. Les 46 relevés de juillet 2026, ouverts et comparés directement dans un tableur, ne présentaient aucun écart.

Le travail d’une journée entière pour une personne se fait désormais en une heure. Ouvrir les e-mails, reconnaître les quatre familles de modèles des 26 partenaires, extraire les montants, les contrôler, les recouper avec un second programme et remplir le registre indiquant à qui, combien et pour quand facturer : tout est terminé chaque jour à 7 h 30. Il reste au responsable un seul bouton d’émission.

Le système indique aussi ce qui demande attention. Les relevés comportant un règlement négatif ou une erreur sont mis à part, et les partenaires sans nouvelles depuis plus de deux mois sont signalés. Plus besoin de vérifier de mémoire, chaque mois, si tout est arrivé.

Et pour votre entreprise

Si vous recevez par e-mail des relevés, des états ou des demandes de paiement et que vous en tirez des factures, le principe s’applique tel quel. Que vous ayez vingt-six partenaires ou trois, nous construisons la même architecture. Modèles différents d’un partenaire à l’autre, montants avec décimales, conditions précisées uniquement dans le corps de l’e-mail : nous avons déjà rencontré et résolu toutes ces situations. Il ne reste à votre responsable qu’à vérifier et cliquer sur le bouton d’émission.

Nos autres réalisations sur ce thème sont regroupées dans Analyse de données.

Les autres systèmes que nous utilisons pour faire fonctionner notre propre entreprise sont regroupés dans Automatisation des opérations internes.