L'émission des factures fiscales qui prenait toute la journée à une personne est réduite à une heure

Contexte

Chaque début de mois, la même chose se répétait.

Il fallait entrer dans la boîte aux lettres, retrouver un à un les documents de règlement envoyés par les clients, télécharger les pièces jointes, ouvrir le fichier Excel et recopier les montants un par un, puis, à partir de ce qui était ainsi organisé, émettre des dizaines de factures fiscales. C’était une tâche qui exigeait qu’une personne y soit consacrée toute la journée.

De plus, ces documents de règlement ne sont pas réunis en un seul endroit. 26 clients joignent un fichier Excel fait selon leur propre formulaire. Les formulaires se répartissent en quatre grandes familles; le nom donné à la même rubrique et l’emplacement où elle est posée diffèrent. Dans certaines familles, même le mot « 공급가액 » (montant hors taxe) n’existe pas.

Et le montant tiré d’ici devient tel quel une facture fiscale.

Problème défini

Le programme fonctionne correctement, mais le résultat peut être faux.

• Les mauvais nombres se présentent tout aussi bien. Même si l’on réunit sur un seul écran les fichiers Excel des 26 clients, personne ne dit si les valeurs qu’ils contiennent sont correctes
• Aucune erreur n’apparaît. C’est pourquoi on la découvre plus tard. Un montant décalé d’une case ne s’affiche pas en rouge à l’écran. Il faut ouvrir chaque fichier Excel et comparer pour le voir
• Et ce montant devient tel quel une facture fiscale. S’il part avec une erreur, une pénalité s’ajoute, et pour corriger il faut réémettre une facture rectificative

Nous repérons ces endroits et transformons en système la vérification qu’une personne répète chaque mois. C’est pourquoi nous avons fixé l’objectif non pas à « rassembler » mais « jusqu’à vérifier que c’est juste ».

Ce que nous avons construit

• C’est vous qui choisissez ce que devient le courriel traité — le passer en lu, le déplacer dans un dossier désigné, ou n’y pas toucher. La valeur par défaut est « ne pas toucher ». Même s’il a été lu jusqu’au bout, il reste à l’état de non-lu; ni suppression ni déplacement. C’est pour que le responsable puisse commencer en utilisant sa boîte aux lettres comme d’habitude, et quand vous voudrez changer, vous changerez à ce moment-là
• Quel que soit le nombre de formulaires, le système les distingue tout seul — les formulaires des 26 clients se répartissent en quatre familles. Si l’on ne reconnaissait qu’une seule famille, les autres clients passeraient silencieusement à 0 pièce
• Nous re-vérifions une fois de plus le montant extrait, avec un autre programme — nous avons séparé la lecture du montant et la vérification qu’il est juste. La partie vérification ouvre réellement le fichier Excel et reprend telle quelle la valeur que le responsable voit à l’écran pour la comparer. Nous avons choisi d’ajouter une couche supplémentaire
• Tout est terminé chaque matin à 07h30 — les documents de règlement n’arrivent pas tous ensemble le 10 de chaque mois, mais de façon éparpillée du 1er au 9. C’est pourquoi il est exécuté chaque jour. Si quelque chose s’est arrêté dans la nuit, cela apparaît dans le courriel qui part à 8h le matin
• 16 tests automatiques relancés à chaque modification — corriger un endroit ne casse pas silencieusement un autre

Là où l’écran est intact mais seul le montant est faux

Cela arrive tel quel dans toute entreprise qui reçoit des documents de règlement de ses clients.

• À cause d’une décimale, le montant hors taxe, la TVA et le total ne correspondent pas. Il y a des clients qui envoient des montants écrits en décimales, et dans ces documents de règlement la valeur hors taxe augmentée de la TVA ne correspond pas au total. Lors du premier relevé complet, sur 427 pièces, 76 étaient dans ce cas. Nous re-vérifions chaque pièce à chaque arrivée d’un document de règlement. C’est pourquoi, chez vous, une facture fiscale au montant erroné ne peut pas aller jusqu’à l’étape d’émission.
• Le fichier Excel envoyé par le client apparaît comme vide pour le programme. Il arrive réellement des fichiers que le programme ne peut pas lire alors que, une fois ouverts dans Excel, le montant y figure bel et bien à sa place. Alors seul ce client passe silencieusement à 0 pièce. Or pour un œil humain, c’est un fichier parfaitement normal, et même le responsable qui ouvre le fichier pour vérifier n’y trouve rien d’anormal. Nous faisons recalculer directement par le tableur le fichier dont la lecture a échoué et le lisons de nouveau. C’est pourquoi, chez vous, on ne passe pas à côté en pensant « ce client n’a peut-être rien envoyé ce mois-ci ».
• Il existe un chemin qui mène à émettre deux fois la même pièce. Quand le client renvoie un document de règlement, le repère « 발행완료 » que le responsable avait posé disparaît. Ni erreur ni avertissement ne subsiste. Pour une pièce que le responsable a passée à « 발행완료 », nous conservons l’état tel quel et ne mettons à jour que le montant. C’est pourquoi la collecte automatique ne peut pas recouvrir la décision de votre responsable.

Ce que nous avons détectés

Ce qui faisait mal émettre n’était pas seulement le calcul. Tout ce qui suit est des endroits où l’on émet ce qu’il ne faudrait pas émettre, ou l’on omet ce qu’il faudrait émettre.

• Il arrive des documents de règlement dont le montant est négatif. Cela signifie qu’on compensera le mois suivant; si on le lit comme positif, une facture qu’il n’y avait pas besoin d’émettre sort. Aujourd’hui, on les classe à part sous « 발행불요 »
• « Pas besoin d’émettre » n’est écrit que dans le corps du courriel, pas dans le fichier Excel. Un système qui ne regarde que les pièces jointes le manque. C’est pourquoi nous lisons aussi les phrases du corps du message
• Dans un fichier envoyé par un client figurait le nom d’une autre entreprise. Si l’on avait fait confiance à cette mention, le montant d’un tiers aurait été ajouté au vôtre. L’identification de la société se fait uniquement par le nom de fichier
• Certains clients arrivent dans un dossier autre que la boîte de réception, et certains documents de règlement finissent rejetés dans les spams. Si l’on ne regarde que la boîte de réception, ce client paraît « sans nouvelles depuis deux mois ». Mais lire tout le dossier spam ferait remonter dans le registre même les pièces jointes d’expéditeurs inconnus. Aujourd’hui, nous ne visons que les adresses de clients enregistrées à l’avance. Une pièce jointe envoyée par une adresse non enregistrée n’a aucun chemin pour remonter dans votre registre d’émission

Résultats

Quand un courriel arrive, le registre d’émission se remplit tout seul et l’exactitude des valeurs qu’il contient est vérifiée à chaque fois. Lorsqu’on a ouvert et comparé directement dans le tableur les 46 pièces du mois de juillet 2026, le nombre d’écarts était de 0.

La tâche qui exigeait qu’une personne y soit consacrée toute la journée se termine en 1 heure. Ouvrir les courriels, distinguer les formulaires des quatre familles des 26 clients, extraire les montants, re-vérifier, recouper avec un programme séparé et remplir le registre de à qui, combien et jusqu’à quand émettre est terminé chaque jour à 07h30. Pour le responsable, il ne reste qu’un seul bouton d’émission.

Le système choisit aussi ce qu’il faut regarder. Les pièces contenant un règlement négatif ou une erreur sont mises à part, et les clients sans nouvelles depuis plus de deux mois sont signalés en même temps. Chaque mois, vous n’avez plus à vérifier de mémoire « est-ce que tout est arrivé ce mois-ci ».

Ce que cela donne pour vous

Si vous êtes une entreprise qui reçoit par courriel des documents de règlement, des relevés ou des factures et qui, à partir de ces chiffres, émet des factures fiscales ou des factures, cela s’y applique tel quel. Que vous ayez vingt-six clients ou trois, nous construisons la même structure. Des formulaires différents selon les clients, des montants qui arrivent en décimales, des conditions écrites uniquement dans le corps du courriel pour certains — tout cela, ce sont des situations que nous avons déjà rencontrées et résolues. Il ne reste au responsable qu’à vérifier et appuyer sur le bouton d’émission.

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