结算单自动识别开票台账 | VROF — 业务自动化与 AI 应用开发

背景

每到月初，同样的工作就会重复一遍。

登录邮箱，逐封找出客户发来的结算单，下载附件，打开 Excel，逐项誊录金额，再根据整理好的数据开具几十张税务发票。 这项工作需要一个人花上一整天才能完成。

而且结算单并不统一。26 家客户各自使用自己的格式制作 Excel 发来。格式大致分为四类，同一项目的名称和位置各不相同，有一类格式里甚至没有「供货金额」这个词。

而从中提取的金额，会直接用于开具税务发票。

程序运行正常，结果却可能是错的。

我们找出这些隐患，把每月需要人工反复核对的工作交给系统。因此，目标不只是「汇总」，而是「一并核实数据是否正确」。

已处理邮件的处置方式由贵公司选择 —— 标记为已读、移至指定文件夹，或不做任何改动。 默认为「不做改动」。 即使读取了正文，邮件仍保持未读，不会被删除或移动。这样负责人可以照常使用自己的邮箱，同时开始试用系统，需要调整时再修改即可
无论有几种格式，系统都能自动识别 —— 26 家客户的格式分为四类。如果只能识别其中一类，其余客户的数据就会悄无声息地变成 0 条
提取的金额再由另一个程序复核 —— 读取金额与核对金额分别由不同程序完成。核对程序实际打开 Excel，直接获取负责人在页面上看到的数值进行对照。 我们选择多加一道保障
每天早上 07:30 前处理完毕 —— 结算单不会在每月 10 日集中送达，而是在 1 日至 9 日陆续发来，因此系统每天运行。夜间如有任何环节中断，会显示在早上 8 点发出的那封邮件中
每次修改后都会重新运行 16 项自动测试 —— 不会因为改动一处而悄悄影响另一处

只要是从客户那里接收结算单的公司，都可能遇到以下情况。

一个小数点，就会让供货金额、增值税与合计对不上。 有些客户以小数形式填写金额，这类结算单中供货金额加增值税的结果与合计不一致。首次全面检查时，427 份中有 76 份存在这一问题。 我们会在每份结算单到达时逐一重新复核。因此在贵公司，金额有误的税务发票不会进入开票环节。
客户发来的 Excel，在程序中显示为空白。 确实有这样的文件：用 Excel 打开时金额完好，程序却读取不到。结果只有这家客户的数据悄无声息地变成 0 条。 而且在人眼看来，文件完全正常，即使负责人打开检查，也发现不了问题。 对于读取失败的文件，我们会调用电子表格程序重新计算后再读取。因此在贵公司，不会出现「这家客户这个月大概没发」而被忽略的情况。
存在重复开票的风险。 客户重新发送结算单时，负责人标记的「已开票」状态会被清除，既不报错，也没有警告。 对于负责人已标记为「已开票」的记录，我们保留其状态，仅更新金额。因此自动采集不会覆盖贵公司负责人作出的决定。

导致开票出错的不只是计算。以下情况都会造成开出不该开的发票，或漏开应开的发票。

会收到金额为负数的结算单。 这表示将在下月冲抵，如果按正数读取，就会开出本不需要的发票。现在这类结算单会单独归为「无需开票」
「无需开票」的说明只写在邮件正文中，而不在 Excel 里。 只读取附件的系统会漏掉这一信息，因此我们也会读取正文内容
某家公司发来的文件中，写的是另一家公司的名称。 如果以文件内的名称为准，其他公司的金额就会被计入贵公司的金额。公司识别仅以文件名为依据
有的客户邮件不进收件箱而进入其他文件夹，也有结算单被归入垃圾邮件。 只查看收件箱的话，这些客户就会显示为「两个月无消息」。但如果读取整个垃圾邮件箱，陌生发件人的附件也会进入台账。现在系统只查找预先登记的客户邮箱地址。 未登记地址发来的附件，不会进入贵公司的开票台账

邮件一到，开票台账即自动填写，其中的数值每次都会经过核对。对 2026 年 7 月的 46 份结算单用电子表格程序逐一打开对照，不一致为 0 份。

以往需要一个人花一整天的工作，现在 1 小时即可完成。 打开邮件、识别 26 家客户的四类格式、提取金额、复核、由另一个程序交叉核对，直到填好向谁、开多少、何时之前开具的台账，每天 07:30 前全部完成。负责人只需点击开票按钮。

需要关注的内容也由系统筛选出来。含负数结算或错误的记录单独列出，两个月以上没有消息的客户也会一并提示。每月无需再凭记忆确认「这个月是否都到齐了」。

凡是通过邮件接收结算单、明细单或账单，并据此开具税务发票或账单的公司，都可以直接套用。 无论客户是 26 家还是 3 家，都可以采用同样的架构。 各家客户格式不同、金额带小数、有的只在邮件正文中写明条件——这些我们都已遇到并解决。留给负责人的，只有确认后点击开票按钮。

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