精算書を自動で読む発行台帳

背景

毎月初めになると、同じ作業が繰り返されていました。

メールボックスを開いて取引先から届いた精算書を一つずつ探し、添付をダウンロードし、Excelを 開いて金額を一つずつ書き写し、それをもとに税金計算書を数十件発行します。 1人が丸一日かかりきりになる作業でした。

しかも精算書は1か所に集まりません。26社がそれぞれ独自の様式で作成したExcelを 添付して送ってきます。様式は大きく4つの系統に分かれ、同じ項目でも名前も位置も 異なります。ある系統には「供給価額」という言葉自体がありません。

そして、ここで抜き出した金額がそのまま税金計算書になります。

課題

プログラムは正常に動いていても、結果が間違っていることがあります。

• 間違った数字も、正しい数字と同じように集まります。 26社のExcelを1つの画面に集めても、 その値が正しいかどうかは誰も教えてくれません
• エラーは出ません。だからこそ発見が遅れます。 金額が1マスずれていても、画面に 赤く表示されるわけではありません。Excelを1つずつ開いて照合して、はじめて分かります
• そして、その金額がそのまま税金計算書になります。 誤ったまま発行すれば加算税が課され、 訂正するには修正発行が必要になります

私たちはこうした箇所を見つけ出し、人が毎月繰り返し確認していた作業をシステムに置き換えます。 そのため目標は「集めること」ではなく、「正しいか確認するところまで」に置きました。

開発内容

• 処理済みメールの扱いは貴社が選べます — 既読にする、指定したフォルダへ移す、 何もしない、のいずれかです。初期設定は「何もしない」です。 本文を読み取っても未読のまま残り、 削除も移動もしません。担当者がいつもどおりメールボックスを使いながら導入できるように するためで、変更したくなった時点で切り替えていただけます
• 様式がいくつあっても、システムが自動で判別します — 取引先26社の様式は4つの系統に 分かれます。1つの系統しか読めない仕組みでは、残りの取引先が知らないうちに0件になります
• 抜き出した金額を、別のプログラムでもう一度検算します — 金額を読み取る側と、その値が 正しいかを確認する側を別々に作りました。確認する側はExcelを実際に開き、担当者が 画面で見る値をそのまま取得して照合します。確認をもう一段重ねる方法を選びました
• 毎朝7時30分には処理が終わっています — 精算書は毎月10日にまとめて届くのではなく、1日から9日にかけて ばらばらに届きます。そのため毎日実行します。夜間に何かが止まっていれば、 朝8時に届く1通でお知らせします
• 修正のたびに実行する自動テスト16件 — 一部を直したことで、別の箇所が知らないうちに 壊れることはありません

画面は正常なのに、金額だけが間違っている箇所

いずれも、取引先から精算書を受け取る会社であれば、どこでも起こりうることです。

• 小数点1つで、供給価額・付加価値税・合計が合わなくなります。 金額を小数で記載して送ってくる 取引先があり、その精算書では供給価額に付加価値税を足した値が合計と一致しません。 最初に全件を確認したところ、427件のうち76件がそうでした。 私たちは精算書が届くたびに1件ずつ検算し直します。そのため貴社では、金額のずれた税金計算書が 発行段階まで進むことはありません。
• 取引先から届いたExcelが、プログラムからは空欄に見えます。 Excelで開くとその欄に 金額が正しく入っているのに、プログラムでは読み取れないファイルが実際に届きます。すると その取引先だけが知らないうちに0件になります。 しかも人の目にはまったく問題のないファイルなので、 確認のためにファイルを開いた担当者も異常に気づけません。 私たちは読み取りに失敗したファイルを表計算ソフトで直接計算させ、読み直します。 そのため貴社で「この取引先は今月は送ってこなかったのだろう」と見過ごすことはありません。
• 同じ件を二重に発行してしまう経路があります。 取引先が精算書を再送すると、担当者が付けて おいた「発行完了」の表示が消えてしまいます。エラーも警告も出ません。 私たちは担当者が「発行完了」にした件の状態はそのまま保持し、金額だけを更新します。 そのため、貴社の担当者が下した判断を自動収集が上書きすることはありません。

見つけた問題

発行ミスにつながるのは、計算だけではありませんでした。以下はいずれも、発行すべきでないものを 発行する、あるいは発行すべきものを漏らす箇所です。

• 金額がマイナスの精算書が届きます。 翌月に相殺するという意味ですが、これをプラスとして 読み取ると、発行する必要のない計算書が発行されてしまいます。現在は「発行不要」として区別しています
• 「発行は不要です」という連絡が、Excelではなくメール本文にだけ書かれて届きます。 添付ファイルだけを見るシステムでは見落とします。そのため本文の文章もあわせて読み取ります
• ある取引先のファイルに、別の会社の名前が書かれていました。 その表記を信じていれば、 他社の金額が貴社の金額に合算されていたはずです。会社の判別はファイル名だけで行います
• 受信トレイ以外のフォルダに届く取引先もあれば、迷惑メールフォルダに振り分けられる精算書も あります。 受信トレイだけを見ていると、その取引先は「2か月連絡なし」に見えます。 かといって迷惑メールフォルダをすべて読み取ると、知らない送信者の添付まで台帳に 載ってしまいます。現在はあらかじめ登録した取引先のアドレスだけを指定して探します。 登録されていないアドレスからの添付が、貴社の発行台帳に載ることはありません

結果

メールが届けば発行台帳が自動で埋まり、その値が正しいかも毎回確認されます。 2026年7月分の46件を表計算ソフトで直接開いて照合したところ、不一致は0件でした。

1人が丸一日かかっていた作業が、1時間で終わります。 メールを開き、26社・4系統の 様式を判別し、金額を抜き出し、検算し、別のプログラムで照合し、 誰に・いくらを・いつまでに発行するかを台帳にまとめるところまでが、毎日7時30分に終わっています。 担当者に残る作業は発行ボタンを押すことだけです。

確認すべきものもシステムが選び出します。マイナス精算やエラーを含む件は別に分けて 表示し、2か月以上連絡のない取引先もあわせてお知らせします。毎月「今月は全社分そろったか」を 記憶に頼って確認する必要はありません。

貴社の場合

メールで精算書・明細書・請求書を受け取り、その数字で税金計算書や請求書を作成している会社であれば、 そのまま当てはまります。取引先が26社でも3社でも、同じ仕組みで構築します。 取引先ごとに様式が 異なる、金額が小数で届く、メール本文にだけ条件が書かれている — いずれも、 私たちがすでに経験し、解決してきたことです。担当者に残る作業は確認して発行ボタンを 押すことです。

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