SETI · メール文書のOCR自動入力

背景

取引先から届く見積書や領収書は、たいていメールの添付で届きます。 PDFか写真です。 それを社内の帳簿に入れるには、人がファイルを開いて数字を書き写します。

アップロード画面を用意するツールは多くあります。しかしアップロードも結局は、 人がファイルを集めて登録する作業です。メールにすでに届いているのに、 ひと手間が増えることになります。

課題

課題は、人の手を介する工程をなくすことでした。

読み取り精度を上げるだけでは不十分です。どれだけ正確に読めても、誰かがファイルを 探してアップロードする必要があるなら、その作業は人の仕事のまま残ります。

開発内容

• 受信トレイを監視します — 届いたメールの添付ファイルを自動で取り込みます。 人がアップロードする必要はありません
• OCRが文字を読み取ります — PDFでも写真でも、スキャンしたものでもスマートフォンで撮影したものでも、 書かれている文字を抽出します。見積書や領収書のように形式が決まった文書が対象です
• AIがその文字を項目に整理します — OCRが出力するのは文字の羅列であり、表では ありません。どこまでが品目でどこからが金額か、合計がどの行かをAIが判別します。 形式がばらばらな文書を、同じ項目にそろえるのがこの工程です
• 形式は利用者側で決められます — 帳簿の形式は会社ごとに異なります。 こちらの形式に合わせていただくのではなく、利用者側の形式に合わせてExcelに出力します
• メールを使えない環境への対応 — 閉域網の中や現場など、メール連携が 難しい場合は、別の経路から同じパイプラインに取り込みます
• 原本を残しません — データを抽出したあと、取り込んだファイルは破棄します。 お客様の見積書を当社のサーバーに溜めないことを優先しています
• 集中時にも対応します — 読み取りには時間がかかります。届いた瞬間に処理するのでは なく、届いた順に1件ずつ処理します。1件で処理が止まっても、残りは止まりません

結果

メールが届けば、人が何もしなくても表にデータがたまっていきます。

現在は試験サービス期間のため、無料で公開しています。

自社で開発・運用している他の製品は自社製品にまとめています。