メールで届いた文書が、人の手を介さずExcelの1行になります

背景

取引先から届く見積書や領収書は、たいていメールの添付で届きます。 PDFか写真です。 それを会社の帳簿に入れるには、人が開いて数字を書き写します。

アップロード画面を作ってくれるツールはたくさんあります。しかしアップロードも結局、 人がファイルを用意して上げる作業です。メールボックスにすでに届いているのに、 もう一段階を余分に踏みます。

定義した問題

人が手を触れる箇所をなくすことが問題でした。

読み取り精度を上げるだけでは不十分です。どれだけ正確に読めても、誰かがファイルを 探してアップロードしなければならない限り、その作業は依然として人の仕事です。

作ったもの

• メールボックスを監視します — 受信ボックスに入ってきた添付を自動で拾います。 人がアップロードしません
• OCRが文字を読み取ります — PDFでも写真でも、スキャンでもスマホで撮ったものでも 中に書かれた文字を抽出します。見積書や領収書のように形式が決まった文書が対象です
• AIがその文字を項目に変換します — OCRが出力するのは文字の塊であって表では ありません。どこまでが品目でどこからが金額か、合計がどの行かをAIが区別します。 形式がそれぞれ異なる文書を同じ欄に入れるのはここで行われます
• 形式は使う側が決めます — 会社ごとに帳簿の形は異なります。 こちらの形式に合わせるよう求めず、使う側の形式に合わせてExcelに書き出します
• メールを使えない環境のための道 — セキュリティ網の中や現場でメール連携が 難しい場合は、別の経路で同じパイプラインに入れます
• 原本を残しません — データを抽出したら、取り込んだファイルは破棄します。 他社の見積書をこちら側のサーバーに積み上げないことが先決です
• 集中時に備えます — 読み取りは時間がかかります。届いたら即座に処理するのでは なく、入ってきた順に一つずつ処理します。1件が詰まっても残りは止まりません

結果

メールが届くと、人が何もしなくても表が積み上がります。

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