Les documents reçus par e-mail deviennent une ligne Excel sans intervention humaine

Contexte

Les devis et les reçus envoyés par les partenaires arrivent la plupart du temps en pièce jointe. C’est un PDF ou une photo. Pour les porter dans la comptabilité de l’entreprise, une personne doit les ouvrir et recopier les chiffres.

Beaucoup d’outils permettent de créer un écran de téléversement. Mais téléverser, c’est encore une personne qui prend le fichier et le met en ligne. Le fichier est déjà arrivé dans la boîte de réception — c’est une étape de plus.

Problème défini

Supprimer les endroits où une personne doit mettre la main, tel était le problème.

Améliorer la précision de lecture ne suffit pas. Si, même en lisant parfaitement, quelqu’un doit encore trouver le fichier et le téléverser, ce travail reste celui d’une personne.

Ce que nous avons construit

• Il surveille la boîte de réception — il récupère tout seul les pièces jointes arrivées dans la boîte. Personne ne les téléverse
• L’OCR lit le texte — qu’il s’agisse d’un PDF, d’une photo, d’un scan ou d’une prise de vue au téléphone, il extrait le texte qui y est inscrit. Les documents visés sont ceux à format fixe, comme les devis et les reçus
• L’IA transforme ce texte en items — ce que produit l’OCR, ce sont des blocs de texte, pas un tableau. L’IA distingue où finit l’article et où commence le montant, et quelle ligne est le total. C’est ici que des documents aux formats différents entrent dans les mêmes colonnes
• Le format est fixé par celui qui l’écrit — chaque entreprise a une comptabilité différente. Au lieu d’imposer notre format, l’export se fait dans Excel selon le format de celui qui l’écrit
• Une voie pour les endroits où l’e-mail est impossible — quand l’intégration e-mail est difficile, par exemple derrière un réseau de sécurité ou sur le terrain, le même pipeline est alimenté par une autre voie
• Aucun original n’est conservé — une fois les données extraites, les fichiers importés sont détruits. Ne pas accumuler les devis d’autrui sur nos serveurs est la priorité
• Prévu pour les périodes d’afflux — la lecture prend du temps. Les documents ne sont pas traités dès réception mais un par un, dans l’ordre d’arrivée. Un document bloqué n’arrête pas les autres

Résultats

Quand un e-mail arrive, les lignes s’accumulent sans qu’aucune personne n’ait rien à faire.

Le service est actuellement en période pilote et reste ouvert gratuitement.

Les autres produits que nous avons créés et que nous exploitons nous-mêmes sont rassemblés sous produits propres.