SETI · Saisie automatique par OCR des documents reçus par e-mail
SETI surveille la boîte de réception, lit le texte des PDF et des images joints, puis l’IA répartit ce texte par rubrique et l’exporte dans Excel. Le format de sortie est celui de l’utilisateur.
Exploitation du service
Avant
Mise en service en 2026.01
Après
Phase pilote · accès gratuit
Les écrans sont reconstitués avec des données fictives pour protéger les informations clients.
Contexte
Les devis et les reçus des fournisseurs arrivent le plus souvent en pièce jointe d’un e-mail, sous forme de PDF ou de photo. Pour les saisir dans la comptabilité, quelqu’un doit les ouvrir et recopier les montants.
Beaucoup d’outils proposent une page de téléversement. Mais téléverser, c’est encore quelqu’un qui récupère le fichier et l’envoie. Le document est déjà dans la boîte de réception, et on ajoute pourtant une étape.
Le problème
L’enjeu était de supprimer toute intervention manuelle.
Améliorer la qualité de lecture ne suffit pas. Si quelqu’un doit encore retrouver le fichier et le téléverser, si bonne soit la lecture, cette tâche reste manuelle.
Ce que nous avons réalisé
- Surveillance de la boîte de réception — les pièces jointes reçues sont récupérées automatiquement. Personne n’a à les téléverser
- Lecture du texte par OCR — PDF, photo, document scanné ou pris au téléphone : le texte est extrait. Sont concernés les documents à structure définie, comme les devis et les reçus
- Structuration par l’IA — l’OCR fournit un bloc de texte, pas un tableau. L’IA identifie les articles, les montants et la ligne du total. C’est à cette étape que des documents aux présentations différentes trouvent place dans les mêmes colonnes
- Le format est celui de l’utilisateur — chaque entreprise tient ses registres à sa façon. Plutôt que d’imposer notre modèle, l’export Excel suit le format du client
- Une autre voie quand l’e-mail n’est pas possible — sur un réseau isolé ou sur le terrain, lorsque l’intégration de la messagerie est difficile, les documents entrent dans le même pipeline par un autre canal
- Aucun original conservé — une fois les données extraites, les fichiers récupérés sont supprimés. Ne pas stocker les devis de tiers sur nos serveurs est une priorité
- Prêt pour les afflux — la lecture prend du temps. Les documents ne sont pas traités dès leur arrivée, mais un par un, dans l’ordre de réception. Un document bloqué n’arrête pas les autres
Résultats
À chaque e-mail reçu, les lignes s’ajoutent au tableau sans aucune intervention.
Le service est actuellement en phase pilote et accessible gratuitement.
Les autres produits que nous développons et exploitons nous-mêmes sont regroupés dans Produits maison.