Excelへの転記作業は自動化できます — 見極めるための3つの基準
ルールが決まっていて繰り返し発生する作業は、すべて自動化の対象です。「うちの業務は特殊だから」と思われがちですが、特殊に見える理由はたいてい、ルールがまだ文書になっていないことにあります。
① 自動化できる作業か — 3つの基準
| 基準 | 確認すること |
|---|---|
| ルール | 「この値ならこうする」と言葉で説明できるか |
| 繰り返し | 日・週・月単位で繰り返されるか |
| 形式 | Excelの表・レポート・通知など、出力の形式が決まっているか |
3つすべてに当てはまれば、自動化の対象です。
1つ目の基準で詰まっても、「できない」という意味ではありません。 担当者の頭の中にある基準が、まだ文書になっていないということです。人が言葉で説明できないルールは、機械にも移せません。そのため、要件が細かいほどむしろ有利です。 基準が具体的であるほど、ルールに落とし込める部分が増えます。
② 何から作るか — コードより先に基準を
- 現在の作業を1週間記録します
- ルールを文書にします — 何を取り、何を捨てるか
- 繰り返される部分だけを自動化します
- 結果を目で確認できる画面を付けます
- 担当者が手作業で行う作業が減ったかを確認します
4番目は抜けがちです。 確認する場所がないと、正しく動いているかを毎回ファイルを開いて確かめることになります。自動化したのに、確認という新しい作業が増えてしまいます。
③ 担当者への引き渡し
Pythonなどの実行環境をインストールしなくても使えるよう、実行ファイルにまとめてお渡しします。アイコンをダブルクリックすれば結果が出ます。
保存先フォルダをすぐに開けるボタンも付けます。ファイルの保存場所を毎回探すようでは、自動化で減らした時間をその場で使ってしまいます。
④ 長く使うために確認すること
最も危険な故障は、異常を知らせる兆候が出ない故障です。
- 収集が気づかないうちに止まる — 認証の期限切れやログイン方式の変更で止まっても、画面は正常に見えます。止まったことに気づくまでの間、データが欠けたまま判断することになります。
- 進捗が画面に表示されない — 時間のかかる処理は、止まっている状態と見分けがつきません。
認証が必要な収集では、ログインからトークン更新までを途切れない一連の処理にまとめ、最後に成功した時刻を画面に表示します。「設定した」ことは「データが届いている」ことと同じではありません。
ご自身で作る場合も、最初はたいてい動きます。 難しいのはその先、数か月後も気づかないうちに止まらないようにすることです。そこまで設計に組み込むには、作るよりも長い時間がかかります。現在の作業内容をお問い合わせいただければ、止まりやすい箇所からご説明します。
手作業を実際に減らすには
自動化しても、人の手間がそのまま残ることがあります。原因はたいてい同じで、集める作業だけを自動化し、確認と報告はそのままにしていることです。
手作業を実際に減らすには、集める → 確認する → 報告するが一つの流れでつながっている必要があります。効果も「収集できているか」ではなく、「担当者が手作業で行う作業が減ったか」で判断します。
収集対象が外部サイトやECモール・プラットフォームの販売者ページである場合は、作る前に利用規約を確認します。 販売者向けシステムのデータを外部に出すことを、規約で明確に禁止しているところもあります。その場合、法的に可能かどうか以前に契約違反になります。判断基準はWebクローリング、どこまでできるかにまとめています。
いま繰り返している作業が一つあれば十分です。
1週間分の記録をご用意いただく必要はありません。どのような作業を繰り返しているかを一行でお知らせいただければ、上記の3つの基準で当社が先に診断し、自動化できるかどうかと、どこから作るかを整理してお伝えします。
収集規模と難易度による費用の目安 — データ収集の料金表
この記事の出典
この記事は特定の事例の数値や納期を引用していません。判断基準と構築手順は、繰り返し業務の自動化で一般的に用いられるものです。所要期間・費用は対象範囲によって異なるため、数字は記載していません。